Heeft u een back-uptool nodig met Google Workspace?
Vaak krijgen we de vragen als “Is of een back-uptool nodig hebben bovenop Google Workspace?”, “Wat zijn de huidige back-up mogelijkheden van Google Workspace?” en “Hoe zit het met de e-discovery tool in Google Workspace, ook wel Google Vault genoemd?”
Al deze vragen en meer proberen we in deze blogpost te beantwoorden!
Waarom zou je een back-up nodig hebben?
Als scholen een back-up willen maken van hun Google Workspace -omgeving omvat die over het algemeen de Gmail berichten of Google drive bestanden. In onze ervaring zien we 2 mogelijke cases voor het nemen van een back-up:
- Functionele back-up in het geval van per ongeluk verwijderde bestanden
Eén van de belangrijkste redenen om een back-up te maken is om op safe te spelen. het Wanneer gebruikers per ongeluk bestanden verwijderen, vertrouwen ze er vaak op dat de technologie deze op magische wijze herstelt. Neem het zekere voor het onzekere en maak regelmatig een back-up om geen informatie verloren te laten gaan.
- Wettelijke en audit vereisten om gegevens te bewaren
Wanneer er een juridisch geschil ontstaat en een relevante partij gegevens uit zijn account heeft verwijderd om bewijsmateriaal te verwijderen, wilt u die informatie natuurlijk kunnen bewaren om ervoor te zorgen dat u het geschil zo goed mogelijk kunt afhandelen.
Functionele back-ups met Google Workspace
Als gebruikers per ongeluk bestanden verwijderen, kunt u met Google Workspace verwijderde bestanden of e-mails terugzetten tot 25 dagen nadat een gebruiker ze definitief heeft verwijderd. Iets anders om in gedachten te houden is dat e-mails of bestanden sowieso 30 dagen in de prullenbak van de gebruiker worden bewaard voordat ze definitief worden verwijderd. Als we kijken naar het dagelijkse gebruik van Gmail en Google Drive, is dit meestal voldoende als back-up.
Andere functionele back-ups kunnen bestaan uit het verplaatsen van het schijfbezit van gebruikers die uw omgeving verlaten naar een specifieke gebruiker. Dit kan gebeuren via eigendomsoverdracht of bij het offboarden van een gebruiker. Een andere optie is om bestanden van verwijderde gebruikers achteraf naar een gedeelde schijf te verplaatsen, zodat de schijven van uw manager niet overvol raken. Als het gaat om offboarding, raden we aan een duidelijk proces in te stellen, zodat er geen gegevens verloren gaan op functioneel niveau. Als er daarna nog gegevens nodig zijn, zijn er enkele manieren om bij die gegevens te komen zonder in te loggen op het account.
Gegevens bewaren en onderzoeken met Google Vault
Omwille van compliance moet u gegevens wellicht geruime tijd bewaren. Alle wettelijke vereisten op het gebied van gegevensbewaring worden meestal opgepakt met Google Vault. Google Vault is een E-discovery tool die al uw gegevens uit Google Workspace diensten zoals Gmail, Google Drive, Google Sites, GoogleChat, Google Classroom enzovoort exporteerbaar maakt. Vervolgens kunt u vanuit de Google Vault UI die gegevens onderzoeken en extraheren, meestal voor juridische doeleinden.
Vergeet niet dat Google Vault GEEN BACK-UP TOOL is. Alle uittreksels uit deze tool komen in archiefformaten (bv. PDF's, eml's, MBox, PST,...) zodat het moeilijk is om deze inhoud opnieuw toe te voegen aan uw Google Workspace.
Nog vragen over hoe je eenvoudig en slim back-ups kan maken van je Google Workspace-omgeving? Onze expert Ivo helpt je graag verder!